กำหนดโปรไฟล์กะการทำงาน

"การสร้างโปรไฟล์กะเวลาเข้า-ออกงานสำหรับแต่ละวัน โดยจะดำเนินการกำหนดโปรไฟล์กะเมื่อเริ่มใช้งานฟังก์ชันระบบกะงาน หรือเมื่อมีการเพิ่มรูปแบบกะการทำงานใหม่ภายในองค์กร"

ก่อนที่จะเริ่มสร้างโปรไฟล์กะ ผู้ใช้งานต้องเตรียมข้อมูลดังต่อไปนี้เพื่อให้การตั้งค่าเป็นไปอย่างรวดเร็ว

• รายละเอียดเวลาเข้า-ออกงาน: รวบรวมข้อมูลเวลาปฏิบัติงานทั้งหมดของบริษัทที่ต้องการนำมาจัดทำเป็นโปรไฟล์กะงาน

• ช่วงเวลาพัก: กำหนดเวลาพักของแต่ละกะการทำงานให้ชัดเจน

• ช่วงเวลาที่อนุญาตให้บันทึกเวลา: กำหนดขอบเขตเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ระบบจะยอมรับการบันทึกเวลาเข้า-ออกในแต่ละกะ

• เงื่อนไขการนับเวลาสาย: กำหนดรูปแบบการคำนวณ เช่น เริ่มนับสายตั้งแต่นาทีแรก หรือมีการอนุโลมให้สายได้ไม่เกินระยะเวลาที่ระบุไว้

วิธีการตั้งค่า กะทำงาน บนระบบบันทึกเวลา TimeMint

ส่วนที่ 1 รายละเอียดทั่วไป

1. ไปที่เมนู “โปรไฟล์กะการทำงาน” เลือก “จัดการกะทำงาน” และเลือก “เพิ่มโปรไฟล์ใหม่”

2. เพิ่ม “รหัสกะทำงาน”

3. ระบุ “ชื่อโปรไฟล์กะทำงาน”

4. กำหนดสีพื้นหลังของชื่อโปรไฟล์กะ

5. กำหนดสีตัวอักษรของชื่อโปรไฟล์กะ

ส่วนที่ 2 รายละเอียดเวลา

1. กำหนดเวลาเข้างานปกติ

2. ชั่วโมงการทำงาน

3. กำหนดเวลาพัก (แนะนำให้ระบุเวลาพักของกะ)

ส่วนที่ 3 ขอบเขตก่อนเวลาทำงาน

(ระบุเพื่อให้ระบบทราบว่าพนักงานสามารถบันทึกเข้าได้ตั้งแต่เวลาใด และบันทึกออกช้าสุดเวลาใด เพื่อให้การคำนวณเวลาทำงานในรายงานเวลาทำงานถูกต้อง)

1. กำหนดเวลา เริ่มต้นขอบเขตก่อนเวลาทำงาน (นาที)

2. สิ้นสุดขอบเขตหลังเวลาทำงาน (นาที)

ตัวอย่าง

ตัวอย่างการตั้งค่ากะการทำงาน: 10:00 – 19:00 น.

• ขอบเขตการเข้างาน กำหนดเวลาเริ่มต้นก่อนเวลาปฏิบัติงาน 120 นาที ทำให้ขอบเขตการเข้างานเริ่มตั้งแต่เวลา 08:00 น. เป็นต้นไป

  • หมายเหตุ: พนักงานยังคงบันทึกเวลาได้ตามปกติแม้จะมาก่อน 08:00 น. แต่ระบบจะไม่ดึงข้อมูลเวลาดังกล่าวมาแสดงในรายงานการเข้างาน

• ขอบเขตการออกงาน กำหนดเวลาสิ้นสุดหลังเวลาปฏิบัติงาน 120 นาที ทำให้ขอบเขตการออกงานสิ้นสุดที่เวลา 21:00 น.

  • หมายเหตุ: พนักงานยังคงบันทึกเวลาได้แม้จะหลัง 21:00 น. ไปแล้ว แต่ระบบจะไม่ดึงข้อมูลเวลาดังกล่าวมาแสดงในรายงานการออกงาน

* การออกรายงานสำหรับผู้ใช้งานฟังก์ชันกะการทำงานนั้นจำเป็นต้องใช้รูปแบบรายงาน excel alpha เท่านั้นและต้องกำหนดขอบเขตการออกรายงาน (ขอบเขตการบันทึกเวลา)

โดยผู้ใช้งานต้องกำหนดรายละเอียดในหน้ารายงานรูปแบบ Alpha ดังต่อไปนี้

1. เลือกรายงานรูปแบบ excel alpha

2. ไปที่ “เข้าสาย (เพิ่มเติม)” เลือก “คำนวณเข้าสายจากบันทึกการลา”

3. ไปที่ “การคำนวณเวลาทำงาน (Alpha)” เลือก “คำนวณจากกะทำงาน”

4. ไปที่ “การค้นหาข้อมูลในขอบเขต (Alpha)” เลือกตัวเลือกการค้นหาข้อมูลในขอบเขตเวลาที่กำหนด ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ตามประเภทที่เหมาะสมกับรูปแบบการใช้งานของบริษัท ซึ่งแต่ละประเภทจะมีการออกรายงานเวลาที่ต่างกันออกไป

• เริ่มต้น หรือ สิ้นสุดในขอบเขต เวลาบันทึกเข้าหรือออกงานขาใดขาหนึ่งต้องอยู่ในขอบเขตการบันทึกเวลา (เวลาที่บันทึกขาใดขาหนึ่งต้องอยู่ในขอบเขตการบันทึกเวลา หากเวลาทั้งหมดไม่อยู่ในขอบเขตในรายงานจะไม่แสดงเวลาทำงาน)

• เริ่มต้น และ สิ้นสุดในขอบเขต เวลาบันทึกเข้าและออกงานทั้งหมดต้องอยู่ในขอบเขตการบันทึกเวลา (หากเวลาที่บันทึกไม่อยู่ในขอบเขตทั้งหมดในรายงานจะไม่แสดงเวลาทำงาน)

• เริ่มต้นในขอบเขต เวลาบันทึกเข้าต้องอยู่ในขอบเขตเวลาเข้างานเท่านั้น (หากเวลาที่บันทึกเข้าไม่อยู่ในเวลาเริ่มต้นในขอบเขตรายงานจะไม่แสดงเวลาทำงาน)

• สิ้นสุดในขอบเขต เวลาบันทึกออกต้องอยู่ในขอบเขตเวลาออกงานเท่านั้น (หากเวลาที่บันทึกออกไม่อยู่ในเวลาสิ้นสุดในขอบเขตรายงานจะไม่แสดงเวลาทำงาน)

5. ไปที่ “ข้อมูลกะทำงาน” เลือกข้อมูลที่ต้องการให้ออก

• รหัสกะทำงาน

• ชื่อกะทำงาน

• ขอบเขตการออกรายงาน

ส่วนที่ 4 การเข้างานเกินเวลา (เงื่อนไขการนับสาย)

1. เลือกรูปแบบการนับสาย - การนับสายตั้งแต่นาทีเเรก - อนูโลมไม่เกินเวลาที่กำหนด

2. ระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้วกดตรวจสอบข้อมูล