กำหนดโปรไฟล์กะการทำงาน

สร้างโปรไฟล์กะเวลาเข้าออกงาน ของกะการทำงานในแต่ละวัน การกำหนดโปรไฟล์กะ จะทำเมื่อเริ่มใช้งานฟังก์ชันกะหรือมีการเพิ่มกะเวลาทำงานใหม่ในองค์กร

ก่อนที่จะเริ่มสร้างโปรไฟล์กะ ผู้ใช้งานต้องเตรียมข้อมูลดังต่อไปนี้เพื่อให้การตั้งค่าเป็นไปอย่างรวดเร็ว

• ข้อมูลเวลาเข้า - ออกงาน ของบริษัททั้งหมดที่ต้องการกำหนดเป็นกะการทำงาน

• เวลาพักของกะการทำงานในแต่ละกะการทำงาน

• ขอบเขตการบันทึกเวลาทำงานของแต่ละกะการทำงาน (เพื่อให้ระบบทราบว่าแต่ละกะการทำงานสามารถบันทึกเวลาเข้า-ออกได้ตั้งแต่ช่วงเวลาใดถึงช่วงเวลาใด

• รูปแบบการนับสายของแต่ละกะการทำงาน (นับสายตั้งแต่นาทีเเรก หรือ อนุโลมเวลาสายไม่เกินระยะเวลาที่กำหนด)

ส่วนที่ 1 รายละเอียดทั่วไป

1. ไปที่เมนู “โปรไฟล์กะการทำงาน” เลือก “จัดการกะทำงาน” และเลือก “เพิ่มโปรไฟล์ใหม่”

2. เพิ่ม “รหัสกะทำงาน”

3. ระบุ “ชื่อโปรไฟล์กะทำงาน”

4. กำหนดสีพื้นหลังของชื่อโปรไฟล์กะ

5. กำหนดสีตัวอักษรของชื่อโปรไฟล์กะ

ส่วนที่ 2 รายละเอียดเวลา

1. กำหนดเวลาเข้างานปกติ

2. ชั่วโมงการทำงาน

3. กำหนดเวลาพัก (แนะนำให้ระบุเวลาพักของกะ)

ส่วนที่ 3 ขอบเขตก่อนเวลาทำงาน

(ระบุเพื่อให้ระบบทราบว่าพนักงานสามารถบันทึกเข้าได้ตั้งแต่เวลาใด และบันทึกออกช้าสุดเวลาใด เพื่อให้การคำนวณเวลาทำงานในรายงานเวลาทำงานถูกต้อง)

1. กำหนดเวลา เริ่มต้นขอบเขตก่อนเวลาทำงาน (นาที)

2. สิ้นสุดขอบเขตหลังเวลาทำงาน (นาที)

ตัวอย่าง

กะการทำงานเวลา 10:00-19:00

• กำหนดเวลาเริ่มต้นขอบเขตก่อนเวลาทำงานที่ 120 นาที ขอบเขตเวลาเข้างานจะเริ่มต้นที่ 08:00 น. แสดงว่าพนักงานสามารถบันทึกเวลาได้ตั้งแต่ 08:00 น. (หากพนักงานบันทึกเวลาก่อนหน้านั้นยังสามารถบันทึกเวลาทำงานได้ แต่จะมีผลในส่วนของการออกรายงานคือในรายงานจะไม่มีเวลาบันทึกเข้างาน)*

• สิ้นสุดขอบเขตหลังเวลาทำงานที่ 120 นาที ขอบเขตเวลาออกงานจะสิ้นสุดที่ 21:00 น. แสดงว่าพนักงานบันทึกออกงานช้าสุดได้ไม่เกิน 21:00 (หากหลังจากน้ันพนักงานจะยังบันทึกเวลาทำงานได้ แต่จะมีผลในส่วนของการออกรายงานคือในรายงานจะไม่มีเวลาบันทึกออกงาน)*

* การออกรายงานสำหรับผู้ใช้งานฟังก์ชันกะการทำงานนั้นจำเป็นต้องใช้รูปแบบรายงาน excel alpha เท่านั้นและต้องกำหนดขอบเขตการออกรายงาน (ขอบเขตการบันทึกเวลา)

โดยผู้ใช้งานต้องกำหนดรายละเอียดในหน้ารายงานรูปแบบ Alpha ดังต่อไปนี้

1. เลือกรายงานรูปแบบ excel alpha

2. ไปที่ “เข้าสาย (เพิ่มเติม)” เลือก “คำนวณเข้าสายจากบันทึกการลา”

3. ไปที่ “การคำนวณเวลาทำงาน (Alpha)” เลือก “คำนวณจากกะทำงาน”

4. ไปที่ “การค้นหาข้อมูลในขอบเขต (Alpha)” เลือกตัวเลือกการค้นหาข้อมูลในขอบเขตเวลาที่กำหนด ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ตามประเภทที่เหมาะสมกับรูปแบบการใช้งานของบริษัท ซึ่งแต่ละประเภทจะมีการออกรายงานเวลาที่ต่างกันออกไป

• เริ่มต้น หรือ สิ้นสุดในขอบเขต เวลาบันทึกเข้าหรือออกงานขาใดขาหนึ่งต้องอยู่ในขอบเขตการบันทึกเวลา (เวลาที่บันทึกขาใดขาหนึ่งต้องอยู่ในขอบเขตการบันทึกเวลา หากเวลาทั้งหมดไม่อยู่ในขอบเขตในรายงานจะไม่แสดงเวลาทำงาน)

• เริ่มต้น และ สิ้นสุดในขอบเขต เวลาบันทึกเข้าและออกงานทั้งหมดต้องอยู่ในขอบเขตการบันทึกเวลา (หากเวลาที่บันทึกไม่อยู่ในขอบเขตทั้งหมดในรายงานจะไม่แสดงเวลาทำงาน)

• เริ่มต้นในขอบเขต เวลาบันทึกเข้าต้องอยู่ในขอบเขตเวลาเข้างานเท่านั้น (หากเวลาที่บันทึกเข้าไม่อยู่ในเวลาเริ่มต้นในขอบเขตรายงานจะไม่แสดงเวลาทำงาน)

• สิ้นสุดในขอบเขต เวลาบันทึกออกต้องอยู่ในขอบเขตเวลาออกงานเท่านั้น (หากเวลาที่บันทึกออกไม่อยู่ในเวลาสิ้นสุดในขอบเขตรายงานจะไม่แสดงเวลาทำงาน)

5. ไปที่ “ข้อมูลกะทำงาน” เลือกข้อมูลที่ต้องการให้ออก

• รหัสกะทำงาน

• ชื่อกะทำงาน

• ขอบเขตการออกรายงาน

ส่วนที่ 4 การเข้างานเกินเวลา (เงื่อนไขการนับสาย)

1. เลือกรูปแบบการนับสาย - การนับสายตั้งแต่นาทีเเรก - อนูโลมไม่เกินเวลาที่กำหนด

2. ระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้วกดตรวจสอบข้อมูล