ฟังก์ชันกลุ่มผู้อนุมัติ : GAP

กลุ่มผู้อนุมัติ (GAP) คือ รูปแบบการจัดการสิทธิ์การอนุมัติในระบบ TimeMint ที่ออกแบบมาสำหรับองค์กรที่มีโครงสร้างซับซ้อน หรือต้องการให้มีผู้อนุมัติหลายระดับ

ลักษณะสำคัญของกลุ่มผู้อนุมัติ

• รองรับผู้อนุมัติหลายคน: ระบบนี้ไม่จำกัดจำนวนผู้อนุมัติสูงสุดในหนึ่งกลุ่ม เหมาะสำหรับรายการที่ต้องผ่านการพิจารณาจากหัวหน้าหลายท่าน • เงื่อนไข "หนึ่งคนปฏิเสธ เท่ากับ ตกไป": หากผู้อนุมัติในกลุ่มเพียงคนใดคนหนึ่งกด "ปฏิเสธ" รายการนั้นจะถือว่าถูกปฏิเสธทันที • ใช้กับทุกรายการ: เมื่อพนักงานสังกัดกลุ่มผู้อนุมัติแล้ว ทุกประเภทรายการ (เช่น การลา, โอที, หรือการปรับปรุงเวลา) จะต้องถูกอนุมัติผ่านระบบกลุ่มนี้เท่านั้น ไม่สามารถใช้การอนุมัติแบบปกติควบคู่กันได้

สิทธิ์และการจัดการสมาชิก

• ผู้อนุมัติ (Approver): สามารถสังกัดได้ หลายกลุ่ม ในเวลาเดียวกัน และสามารถดึงเจ้าของระบบ (Admin) มาร่วมอนุมัติในกลุ่มด้วยได้

• พนักงาน (Requester): พนักงาน 1 คน สามารถสังกัดกลุ่มผู้อนุมัติได้เพียง กลุ่มเดียวเท่านั้น โดยพนักงานยังคงส่งคำขอและตรวจสอบสถานะได้ผ่านแอปพลิเคชัน TimeMint ปกติ

ผู้อนุมัติ: จะต้องพิจารณารายการผ่านทาง เว็บไซต์ (service.timemint.co) เท่านั้น ❌ในปัจจุบันยังไม่สามารถอนุมัติผ่านแอปพลิเคชันได้❌

สำหรับผู้อนุมัติสามารถดูวิธีการอนุมัติพนักงานผ่าน service.timemint.co ได้ที่นี่ https://bit.ly/3aKtw8g

การตั้งค่าการใช้งานกลุ่มผู้อนุมัติ

1. เข้าสู่เมนูตั้งค่า: ไปที่ฟังก์ชันกลุ่มผู้อนุมัติ (GAP) โดยตรงที่เว็บไซต์ member.timemint.co/gap.php

2. สร้างกลุ่ม: คลิกที่ปุ่ม "เพิ่มกลุ่มผู้อนุมัติ" จากนั้นทำการพิมพ์ชื่อกลุ่มที่ต้องการให้สื่อความหมายชัดเจน และกดบันทึกเพื่อสร้างกลุ่ม

1. ระบุตัวผู้อนุมัติ (Approvers):

   • เลือกรายชื่อหัวหน้างานที่ต้องการให้มีอำนาจในการพิจารณารายการในกลุ่มนี้

   • ข้อกำหนด: ผู้อนุมัติ 1 คน สามารถทำหน้าที่เป็นผู้อนุมัติได้ หลายกลุ่ม

   • หากต้องการให้ เจ้าของระบบ (Admin) ร่วมพิจารณาด้วย ให้ติ๊กเลือกที่ช่อง “อนุมัติร่วมกับผู้ดูแล”

1. ระบุตัวพนักงาน (Requesters):

   • เลือกรายชื่อพนักงานที่ต้องส่งคำขอ (เช่น ลา, โอที) มาให้กลุ่มนี้เป็นผู้พิจารณา

   • ข้อจำกัดสำคัญ: พนักงาน 1 คน สามารถสังกัดกลุ่มผู้อนุมัติได้เพียง กลุ่มเดียวเท่านั้น

สำหรับพนักงานจะเห็นสถานะการอนุมัติผ่านเเอปพลิเคชัน TimeMint

กรณีผู้อนุมัติ "ลาออก" ไม่สามารถ อนุมัติรายการให้พนักงานได้

เมื่อหัวหน้างานหรือผู้อนุมัติลาออก โดยเฉพาะในระบบ กลุ่มผู้อนุมัติ (Approval Group) ซึ่งอาจส่งผลให้รายการคำขอของพนักงาน (เช่น การลา หรือโอที) ค้างอยู่ในระบบ คุณสามารถดำเนินการแก้ไขได้ตามสถานการณ์ดังนี้

กรณีที่มีผู้อนุมัติท่านอื่นเหลืออยู่ในกลุ่ม

หากในกลุ่มนั้นยังมีหัวหน้าท่านอื่นที่มีสิทธิ์อนุมัติเหลืออยู่ คุณสามารถ "ลบ" รายชื่อหัวหน้าที่ลาออก ออกจากกลุ่มได้ทันที หลังจากลบแล้ว ระบบจะดำเนินการต่อโดยใช้ผู้อนุมัติที่ยังเหลืออยู่ในกลุ่มเป็นผู้พิจารณา

กรณีที่รายการค้างอนุมัติ (หรือเป็นผู้อนุมัติคนเดียว/คนสุดท้าย)

หากการลาออกนั้นทำให้ไม่มีใครอนุมัติรายการต่อ หรือรายการของพนักงานค้างสถานะอยู่ ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้

1. ลบชื่อออกจากกลุ่ม: เข้าไปที่เมนูกลุ่มผู้อนุมัติ (GAP) และทำการ ลบชื่อหัวหน้าที่ลาออก ออกจากกลุ่มการอนุมัตินั้น

1. ไปที่เมนูตรวจสอบรายการ: เข้าไปที่ฟังก์ชัน "ตรวจสอบรายการ" ในระบบ

1. ค้นหาพนักงาน: เลือกประเภทรายการที่ค้างอยู่ และ ค้นหาชื่อหรือรหัสพนักงาน ที่มีรายการค้างอนุมัติจากหัวหน้าคนที่ลาออกไป

1. กดปุ่มตรวจสอบ: กดปุ่ม "ตรวจสอบ" เพื่อให้ระบบปรับปรุงสถานะรายการ การกดปุ่มนี้จะทำให้รายการที่ค้างอยู่ได้รับการอนุมัติหรือปรับสถานะให้สอดคล้องกับผู้อนุมัติที่เหลืออยู่ในปัจจุบัน โดยพนักงานไม่ต้องทำรายการเข้ามาใหม่

การตรวจสอบสถานะการอนุมัติรายการ

สามารถสถานะการอนุมัติของพนักงานได้ในฟังก์ชันรายงาน